Siete consejos prácticos para organizar una reunión productiva

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Como directivo o responsable de un equipo, te toca montar y dirigir una reunión… La tarea siempre es compleja sobre todo, por la impresión que en muchas ocasiones tenemos, de que no sirven para nada y que se convierten en auténticas pérdidas de tiempo. En este caso te recomendamos algunas pautas y trucos para hacer tus reuniones productivas…

 

1.Planifica previamente los temas a tratar

 

Dejando al menos un 15% del tiempo total para asuntos imprevistos que surjan sin que estos se desvíen del propósito inicial. La reunión debe tener un objetivo claro siempre.

 

2.Establece una convocatoria previa con los datos básicos de la reunión

 

Asistentes, hora de inicio, temas a tratar y lugar de reunión…. Importante enviárselo a todos… y sobre todo ¡duración prevista!… Las reuniones interminables no son útiles ni ayudan, al contrario son un problema en el día a día de la organización…

 

3.Comienza siempre puntual

 

En la medida de lo posible… Sabemos que el día a día se puede llegar a complicar mucho, pero si depende de nosotros la puntualidad denota seriedad y profesionalidad.

 

4.Exposición y focus

 

Si nos toca dirigir la reunión…. Focalizar los temas sin monopolizar la conversación que aburre mucho y descentra a la gente. Además tenemos que evitar que el dialogo que se establezca sea controlado por figuras disruptivas como los incrédulos, los anti líderes, los dogmáticos los embrolladores y demás fauna que abunda en torno a una mesa de juntas.

 

5.Control de los ruegos y preguntas imposibles

 

No es que no se puedan hacer preguntas… ¡Se deben hacer todas las necesarias! Eso hace una organización abierta, participativa y flexible, pero tenemos nuevamente que evitar las desviaciones excesivas de aportaciones que no sumen o simplemente busquen su minuto de gloria… Comentarios como: “lo hablamos luego al término de la reunión” o “esto asunto merece una reunión específica” son herramientas de utilidad en este sentido…

 

6.En el cierre, haz un resumen verbal destallado de los asuntos que se han tratado

 

Con ello evitamos errores en las conclusiones, e interpretaciones que difieran de las decisiones que en la reunión se hayan tomado.

 

7.Documento final

 

Es recomendable que al documento de convocatoria (es decir al esquema previsto) le incorpores al final el detalle de la reunión, duración, revisión final de los asistentes, información debatida, comentarios, ideas que salen de la misma, etc. Todo de manera estructurada y resumida para que sea cómodo el análisis. Esto siempre hay que mandárselo a todos los asistentes como muy tarde un día después de la reunión.

 

Las reuniones bien llevadas son importantes porque si es eficiente hace ganar mucho a la organización.

 

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